Email là phương tiện kết nối và trao đổi thông tin online thiết yếu trong bất kỳ môi trường làm việc nào. Một hệ thống email theo tên miền được thiết lập sẽ góp phần gây dựng nên hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty bạn. Vậy, vì sao doanh nghiệp nên đăng ký email theo tên miền riêng? Những thông tin dưới đây sẽ giải đáp giúp bạn nhé!
1.Email theo tên miền doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp (Business/professional email) là một dịch vụ email được thiết kế riêng cho các công ty, doanh nghiệp, tổ chức. Điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất của email doanh nghiệp so với các dịch vụ email miễn phí nằm ở địa chỉ của tài khoản mail: thay vì sử dụng chung các tên miền của nhà cung cấp (như gmail.com, yahoo.com, outlook.com,….) thì doanh nghiệp có thể sử dụng tên miền riêng của mình. Tên miền này có thể là tên công ty (tencongty.com, gimasys.com, vietinbank.com,…) hoặc dịch vụ, sản phẩm mà công ty cung cấp (dulich.com, logisticvietnam.com,…).
Vậy sở hữu địa chỉ email theo tên miền riêng mang lại những lợi ích gì?
Hiện nay, gồm có 2 hình thức tên miền như:
Miễn phí: Email có tên miền riêng sử dụng web hosting từ các nhà cung cấp hosting. Vì là hình thức miễn phí nên email bị giới hạn số lượng người sử dụng và bị cắt giảm một số tính năng tiện ích. Ngoài ra, độ tin cậy của hình thức email này cũng không cao, tỉ lệ email rơi vào spam rất cao.
Tính phí: hay còn gọi là email server vì email được cung cấp trên một, nhiều server riêng biệt và được hỗ trợ bởi các phần mềm chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, email server còn tích hợp nhiều chương trình quản lý tiện ích, tỉ lệ email rơi vào spam rất thấp, chỉ 0.2%.
2.Lợi ích của việc sử dụng các tài khoản email doanh nghiệp:
2.1. Gây dựng lòng tin với khách hàng:
Sử dụng email doanh nghiệp giúp việc trao đổi thông tin của công ty chuyên nghiệp hơn, dù đó là trao đổi nội bộ giữa các nhân viên với nhau hay giữa nhân viên với bên ngoài ̣(như khách hàng, đối tác). Những địa chỉ email này không chỉ thiết lập cho người dùng quyền được giao dịch trên danh nghĩa của công ty, mà nó còn là một hình thức quảng cáo hữu hiệu bởi tên, dịch vụ của đơn vị chủ quản luôn được hiện hữu trong mỗi luồng thông tin mà nhân viên thực hiện.
Bên cạnh đó, email doanh nghiệp còn thể hiện được tính chuyên nghiệp và sự nghiêm túc trong việc kinh doanh. Hãy hình dung rằng hàng ngày, các nhân viên của bạn gửi hồ sơ công ty, thông tin dự án hay chỉ đơn thuần là gửi báo giá cho khách hàng, nhưng lại sử dụng các tài khoản cá nhân
Nếu website của doanh nghiệp cũng được host cùng tên miền mà bạn đã mua, đây sẽ là một điểm cộng để hướng những khách hàng tiềm năng vào ghé thăm trang web của bạn. Ngược lại, những ai đã tham khảo thông tin, dịch vụ trên website của công ty sẽ có cơ sở để xác nhận rằng: Địa chỉ email với tên miền A là của công ty A và có thể tin tưởng thực hiện các giao dịch tiếp theo.
2.2. Bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp:
Bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm cả hai yếu tố: Bảo vệ dữ liệu của công ty khỏi các cuộc tấn công mạng, phần mềm, mã độc và bảo vệ các thông tin nhạy cảm của công ty, tránh việc để nhân viên tiết lộ với các bên thứ ba mà chưa có sự cho phép.
Các dịch vụ email thường là tầm ngắm trong mỗi cuộc tấn công mạng và phát tán mã độc. Tùy thuộc vào tình chất của doanh nghiệp mà tính riêng tư, bảo mật của dữ liệu sẽ là một yếu tố không thể không cân nhắc khi chuyển từ dịch vụ mail miễn phí sang trả phí. Việc doanh nghiệp không có nhiều kiến thức về bảo mật hay thâm chí là nguồn lực IT không đủ, thì bảo mật của doanh nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng bảo mật của đơn vị cung cấp.
Chưa kể đến việc sử dụng email cá nhân đồng nghĩa với việc nhân viên có thể tự do lưu trữ dữ liệu ở bất kì nơi đâu, chia sẻ thông tin với bất kì ai mà doanh nghiệp không thể kiếm soát được. Đây chắc chắn sẽ tạo ra một lỗ hổng bảo mật mà vốn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể ngăn chặn được bằng cách quản lý tài khoản của người dùng.
2.3. Tránh tình trạng email gửi đi bị rơi vào spam:
Nếu email marketing là một kênh quan trọng giúp mang lại doanh thu và khách hàng đều đặn thì khả năng cao đây là một trong những lí chủ yếu khiến bạn muốn đổi từ dịch vụ email miễn phí sang đăng kí email theo tên miền riêng. Hiện nay có một số dịch vụ email miễn phí là đối tượng mục tiêu của spammer hay các phần mềm độc hại. Điều này khiến những email mà bạn gửi đi từ địa chỉ mail miễn phí có thể bị đánh dấu là spam và không tới được hòm thư chính (mail box) của người nhận. Và trừ khi người nhận chủ động kiểm tra thư ở danh mục spam, thường thì họ sẽ không bao giờ tiếp cận được nội dung mà bạn gửi.
Khi đăng kí email doanh nghiệp, với những nhà cung cấp uy tín như Google hay Microsoft, bạn có thể yên tâm vì “độ uy tín” của email mà bạn gửi đi sẽ lớn hơn rất nhiều, từ đó tránh được tình trạng email, newsletter bị bounced hoặc đi thẳng vào thùng rác.
Để có thể làm được điều này, một trong những phương thức quan trọng mà các đơn vị cung cấp email sẽ thực hiện là cài đặt đầy đủ các bản ghi SPF, DKIM, DMARC, giúp các hệ thống khác xác thực được những tin nhắn mà nhân viên của bạn gửi đi.
2.4. Backup – Lưu trữ dự phòng dữ liệu doanh nghiệp:
Nếu bạn đang sử dụng các dịch vụ email miễn phí (hoặc thâm chí là dịch vụ email doanh nghiệp nhưng lại là giải pháp hosting giá rẻ) thì khả năng là khi các đơn vị cung cấp của bạn gặp vấn đề như sập hệ thống, bị tấn công hoặc chỉ đơn giản là ngưng hoạt dộng, bạn sẽ mất toàn bộ email cùng các file đính kèm đã lưu trữ trong email. Đặc biệt là khi nhà cung cấp không đủ khả năng bảo mật và duy trì hệ thống, rủi ro này có thể xảy ra bất kì lúc nào mà không có cảnh báo trước, vì vậy người dùng gần như không có cơ hội để backup dữ liệu
Với hệ thống email doanh nghiệp của riêng mình, đặc biệt là khí sử dụng dịch vụ của các đơn vị cung cấp uy tín, chất lượng của hệ thống sẽ được đảm bảo thông qua cam kết dịch vụ. Trong cam kết này, nhà cung cấp sẽ bao gồm các điều khoản và chiến lược liên quan đến backup và các phương án dự phòng. Vì thế nên dù chuyện gì có xảy ra thì dữ liệu của bạn vẫn được đảm bảo, có thể truy cập được và việc kinh doanh hàng ngày sẽ không bị ảnh hưởng.
2.5. Dung lượng và các ứng dụng tích hợp:
Một yếu tố quan trọng không kém bên cạnh vấn đề về uy tín, bảo mật chính là dung lượng email. Thông thường các dịch vụ email miễn phí chỉ có 15GB – con số này là không đủ bởi khi làm việc trong môi trường doanh nghiệp, tài liệu và thông tin được trao đổi dần dần sẽ tiêu tốn không gian lưu trữ. Các dịch vụ email doanh nghiệp như G Suite của Google, phiên bản thấp nhất đã là 30GB hoặc các phiên bản cao hơn thì không bị giới hạn. Người dùng cũng có thể dễ dàng mở rộng bộ nhớ bằng cách mua thêm dung lượng Drive cho các tài khoản cần thiết.
Ngoài ra, các dịch vụ email doanh nghiệp hiện nay không chỉ đơn thuần có mỗi email. Tên chính xác của chúng là các bộ công cụ năng suất – “productivity suite” – tại đó các ứng dụng được liên kết liền mạch với nhau (như Calendar để quản lý thời gian, video call phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến, hay các công cụ để lưu trữ và phân quyền truy cập tài liệu như,…) và đáp ứng mọi nhu cầu thiết yếu nhất để người dùng hoàn thành công việc của mình. Chính vì vậy mà hai ông lớn trong ngành công nghệ như Google hay Microsoft đã lần lượt cho ra đời các phiên bản G Suite, Office 365,… và được hàng triệu doanh nghiệp lớn trên thế giới đưa vào ứng dụng.
